Kontrahenci
Spis treści
INFORMACJE OGÓLNE
Aby zarządzać kartotekami kontrahentów w systemie Panel Klienta, należy z menu głównego wybrać KARTOTEKI, a następnie z górnej belki wybrać zakładkę KONTRAHENCI.
Po wejściu w zakładkę wyświetla się tabela z listą wszystkich kontrahentów, wraz z dostępnymi opcjami i narzędziami do zarządzania:
- + Nowy kontrahnet – otwiera formularz dodawania nowej karty kontrahenta.
- Usuń – usuwa zaznaczone kartoteki
Zawartość tabeli można przeszukiwać oraz filtrować po: Kodzie kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Status, NIP, Typ. Aby tabela wyświetlała treści przy każdym wejściu w ten konkretny widok według wybranych filtrów, należy wybrać opcję ZAPISZ FILTRY. Każdy użytkownik, z własnym loginem, może zdefiniować i zapisać swoje indywidualne zestawy filtrów.
Na każdej z kartotek można wykonać takie czynności jak:
- Edytuj – wejście w edycję wybranej kartoteki,
- Archiwizuj – przenosi do archiwum kartotekę, która nie jest już wykorzystywana w bieżących operacjach. Zarchiwizowana kartoteka jest oznaczona kolorem szarym.
- Usuń – trwale usuwa kartotekę.
IMPORT KONTRAHENTÓW
System umożliwia masowe dodawanie kontrahentów poprzez import z pliku Excel (.xlsx). Funkcja dostępna jest na liście kontrahentów w sekcji KARTOTEKI → KONTRAHENCI.
Pobieranie wzorca do importu
Przed importem należy pobrać plik wzorcowy, klikając przycisk Pobierz wzorzec. W pliku wzorcowym:
Kolumny wymagane oznaczone są kolorem żółtym.
Kolumny opcjonalne oznaczone są kolorem zielonym.
Wiersz pod nagłówkami zawiera przykładowe wartości.
Nagłówki kolumn posiadają komentarze z opisem pola.
Kolumny w pliku importu
Kolumna | Wymagana | Podpowiedź | Opis |
|---|---|---|---|
Kod kontrahenta | ✅ Tak | 368500 | Kod kontrahenta dodawany do kartoteki. Maks. 50 znaków. |
Nazwa kontrahenta | ✅ Tak | Kontrahent testowy | Nazwa kontrahenta dodawana do kartoteki. Maks. 255 znaków. |
NIP | Nie | (puste) | Numer NIP kontrahenta. |
Odbiorca | Nie | Tak | Znacznik czy kontrahent jest odbiorcą zamówień: Tak / Nie. |
Dostawca | Nie | Tak | Znacznik czy kontrahent jest dostawcą: Tak / Nie. |
Kod adresu | ✅ Tak | HALA 1 | Kod adresu kontrahenta. Maks. 50 znaków. |
Nazwa adresu | ✅ Tak | Kraków, Hala Magazynowa 1 Wschód | Nazwa adresu kontrahenta. |
Ulica | ✅ Tak | Józefa Marcika | Ulica adresu. |
Numer budynku | ✅ Tak | 14C | Numer budynku. |
Kod pocztowy | ✅ Tak | 30-443 | Kod pocztowy. |
Miejscowość | ✅ Tak | Kraków | Miejscowość. |
Kraj | ✅ Tak | Polska | Kraj. |
Imię osoby kontaktowej | Nie | Anna | Imię osoby kontaktowej. |
Nazwisko osoby kontaktowej | Nie | Nowak | Nazwisko osoby kontaktowej. |
Telefon 1 | Nie | 000000000 | Numer telefonu główny. |
Telefon 2 | Nie | (puste) | Numer telefonu dodatkowy. |
Nie | (puste) | Adres e-mail. | |
Fax | Nie | (puste) | Numer fax. |
Import kontrahenta z wieloma adresami
Jeden kontrahent może posiadać wiele adresów. Aby dodać wiele adresów do jednego kontrahenta, należy w pliku umieścić osobny wiersz dla każdego adresu z tym samym kodem kontrahenta. Pierwszy wiersz zostanie oznaczony jako adres domyślny.
Jak zaimportować kontrahentów?
- Kliknąć przycisk Import na pasku narzędzi listy kontrahentów.
- Wybrać przygotowany plik .xlsx.
- System przeprowadzi walidację danych i wyświetli raport.
- Jeśli walidacja przebiegnie pomyślnie, należy potwierdzić import.
Komunikaty błędów
„Pola wymagane nie zostały uzupełnione. Należy poprawić dane w pliku i ponownie spróbować zaimportować plik.”
„W pliku znajdują się niepoprawne dane. Należy poprawić dane w pliku i ponownie spróbować zaimportować plik.”
UWAGA
Import działa w kontekście właściciela, na którego zalogowany jest użytkownik.
DODAWANIE NOWEGO KONTRAHENTA
Po wybraniu opcji +NOWY KONTRAHENT pojawia się okno dialogowe podzielone na sekcje:
- Kod i nazwa
- NIP
- Typ kontrahenta
- Adresy
UWAGA
W przypadku gdy wymagane pole nie zostanie uzupełnione, system oznaczy je na czerwono.
Informacje obowiązkowe:
- Kod kontrahenta (do 50 znaków)
- Nazwa nazwa kontrahenta (do 255 znaków)
Informacje nieobowiązkowe:
- NIP – po wpisaniu NIP można pobrać dane adresowe i nazwę z systemu GUS wciskając przycisk obok pola formularza.
- Typ – oznaczenie czy kontrahent jes dostawcą lub/i odbiorcą (domyślnie obie opcje są włączone)
- Adresy – po wciśnięciu przycisku NOWY ADRES + otworzy się okno dialogowe z formularzem do wypełnienia. – 1 kontrahent może posiadac wiele adresów. Utworzony już adres można zedytować, usunąć lub rozwinąć jego szczegóły.
Przy wtórnym wejściu w edycję kontrahenta (już istniejącego) pokaże się też sekcja STATUS – która informuje o obecnym statusie kontrahenta w systemie Panel Klienta.
UWAGA
Po wypełnieniu wszystkich danych w karcie kontrahenta:
Koniecznie ZAPISZ wprowadzone zmiany!